For entreprenører med ISO 9001
De fleste tar internrevisjonen selv. Da oppdager de avvikene omtrent samtidig som sertifiseringsorganet gjør det. Jeg gjør den samme gjennomgangen noen måneder tidligere.
ISO 9001 punkt 9.2 sier at dere skal gjennomføre internrevisjon med planlagte mellomrom, og at revisjonen skal svare på to ting: virker systemet slik dere har beskrevet det, og virker det slik standarden krever. Punkt 9.2.2 legger til at revisorene skal velges slik at de sikrer objektivitet og upartiskhet i revisjonsprosessen, og at ingen reviderer sitt eget arbeid.
Standarden krever ikke at revisoren er ekstern. Den krever at revisjonen er objektiv og upartisk. I et selskap med 20 til 200 ansatte er det som regel én person som eier kvalitetssystemet, skriver prosedyrene og følger dem opp. Da er det vanskelig å være både kvalitetsansvarlig og uavhengig av det man selv har bygget.
Den som har skrevet prosedyrene leser dem som de var ment. Den som skal revidere må lese dem som en fremmed: hva står det egentlig, hva gjør folk ute på plassen, og hvor stort er gapet. Det er en annen jobb, og den er lettere å gjøre for noen som ikke har vært med på å skrive dokumentet.
Jeg er arkitekt og ingeniør før jeg er revisor. Det betyr at jeg leser en prosedyre og en arbeidstegning med det samme blikket, og at samtalen ute på byggeplassen ikke stopper på fagspråket.
Jeg tegner og bygger om boliger sammen med et lite utvalg entreprenører jeg kjenner fra før. Dem reviderer jeg ikke. En revisor som har et løpende samarbeid med den som revideres er ikke uavhengig, uansett hvor greit begge parter synes det er.
Omfanget settes av revisjonsprogrammet. Vi tar de prosessene som står for tur, ikke hele systemet hvert år. Standarden krever ikke det heller: 9.2.2 a) sier at programmet skal ta hensyn til hvor viktige prosessene er, hva som har endret seg, og hva forrige revisjon fant. Over en sertifiseringssyklus er alt dekket.
Rapporten er skrevet for å legges rett i systemet deres. Den er også skrevet for å kunne leses av daglig leder på ti minutter, fordi det som regel er der beslutningen om å lukke et avvik faktisk tas.
Fra 24 000 krEks. mva · fastpris avtalt på forhånd
01.
Telefon
Femten minutter om hva dere er sertifisert på, når neste oppfølgingsrevisjon er, og hvor mange lokasjoner det gjelder.
02.
Revisjonsplan
Kort plan i forkant: hvilke prosesser står for tur i år, hvilke punkter i standarden de treffer, hvem jeg trenger å snakke med og hvilken plass jeg vil se.
03.
Revisjonsdagen
Åpningsmøte, gjennomgang av dokumentasjon, samtaler, befaring, sluttmøte med de foreløpige funnene samme dag.
04.
Rapport
Skriftlig rapport innen en uke, med avvik, observasjoner og forslag til korrigerende tiltak dere kan lukke selv.
Da revideres miljøledelsessystemet i samme runde. Kravet til internrevisjon står i punkt 9.2 der også, og strukturen er lik nok til at det gjøres sammen. ISO 14001 er et fagområde jeg reviderer på; personsertifiseringen min er som kvalitetsrevisor etter ISO 9001.
Skal dere bli sertifisert, og ikke revidere noe dere allerede har, er det en annen samtale. Se vei til ISO-sertifisering.
Når har dere neste oppfølgingsrevisjon?
Ring eller send en e-post med datoen, så sier jeg om det er tid nok. Er det under to måneder til, er det som regel bedre å ta internrevisjonen rett etter i stedet, for da rekker dere å lukke funnene før neste gang.